La automatización de la nómina es una de las estrategias más efectivas para asegurar que cada uno de tus trabajadores cobre a tiempo y con el monto exacto que le corresponde.
Desafortunadamente, no todas las empresas tienen un software de gestión de nóminas, por lo que a veces el pago para el personal puede llegar impuntual o con fallos en sus cálculos.
En lugar de confiar en ti mismo para llevar toda la nómina, aprende cómo se automatiza el pago de nómina a los empleados de la forma más simple, para que aproveches al máximo tu tiempo y los recursos financieros de tu negocio.
¿De qué trata la automatización de la nómina?
La automatización de una nómina es simplemente reducir la entrada humana en el proceso del cálculo de la nómina de los trabajadores, para que un software especializado se encargue procesar los pagos, así como del cálculo de las retenciones fiscales y del impuesto que debe presentar cada uno de los empleados y la empresa.
No se trata de dejar fuera la mano de obra humana, sino de ahorrar tiempo a los encargados del Departamento de Recursos Humanos (RR. HH) para que puedan ocuparse de otras labores que aumenten la productividad del equipo.
¿Cómo se automatiza el pago de la nómina para los empleados?
Esta es la pregunta más difícil de todo este proceso. Sin embargo, existen algunas maneras de automatizar el pago de las nóminas sin que esto se convierta en una pesadilla para ti, lo cual involucra los siguientes pasos o lineamientos:
Seleccionar un sistema o software de nóminas adecuado
Cada empresa o negocio tiene su propia realidad, ya que algunos manejan grandes volúmenes de datos y otros mantienen una nómina baja.
Por lo tanto, el primer paso para conseguir una nómina automatizada es contratar una herramienta de gestión administrativa que se encargue de las actividades esenciales, entre las que se pueden mencionar las siguientes:
- Reporte de los datos de los empleados.
- Seguimiento de la asistencia.
- Sumatoria de lo devengado
- Finiquitos y liquidaciones.
- Suma de horas extras y bonificaciones.
- Seguimiento directo del pago.
- Integraciones con otros softwares empresariales.
Unido a todo esto, el sistema debe hacer los cálculos correspondientes a todo lo relacionado con las retenciones tributarias, con el pago del Impuesto sobre la Renta, así como de las recaudaciones y/o retenciones especiales que tengan que ver con el fisco.
En este aspecto, PayFit es un sistema automatizado de nominas ideal para todo tipo de empresas que quiera olvidarse del pago de las nominas.
Ingrese la información al sistema
Si no sabes cómo empezar a usar el programa, lo mejor es que te asesores con los proveedores para que te den los parámetros que debes cumplir, ya que el objetivo es que tu personal aprenda a manejar el software para que la información se mantenga actualizada y a salvo.
Lo más inteligente es hacer una copia de respaldo en la nube, pero siempre teniendo cuidado de que sea con servidores confiables.
Criterios para elegir el mejor sistema para automatizar la nómina
Es esencial que antes de elegir cualquier programa verifiques que el mismo ofrezca un entorno blindado para el manejo de los datos personales y financieros, para lo cual debe cumplir con las normas establecidas en el Reglamento General de Protección de Datos y en la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales.
Aparte de esto, es necesario que tenga un soporte técnico permanente y que el software pueda ir a la par con el eventual crecimiento de la empresa.
También evalúa si es una solución que se ajuste a tu presupuesto y que podrás mantener su operatividad con el paso del tiempo.
¿Cuáles son los beneficios de automatizar el pago de las nóminas?
Por supuesto, uno de los primeros beneficios de automatizar la nómina es que vas a ahorrar tiempo del departamento de recursos humanos. Y aunque puede ser una inversión alta al inicio, automatizar la nómina tiene muchos otros beneficios que son:
El trabajo es más eficiente y rentable
Si te ha tocado hacer la nómina a mano, ya sabes cuánto tiempo esto te puede llevar. Por lo tanto, con un programa para hacer nóminas le vas a quitar a tus empleados una carga de trabajo extra para que se enfoquen en otras tareas más importantes.
Se reducen los errores
Usar un software automatizado minimiza el margen del error humano porque la entrada de datos no se hará de forma manual, sino por medio de los algoritmos correspondientes.
De hecho, son programas avanzados que se actualizan para hacer los cálculos con los montos actuales en cuanto a salarios y pagos fiscales, sobre todo, si tomas en cuenta que por omitir información o por dar a conocer una nómina sin consentimiento puedes pagar multas que van desde los 650 euros a los 6250 euros.
Asegura que los empleados cobren a tiempo
Y no solo de que cobren a tiempo, sino que los cálculos en su salario sean los correctos y que no se les hagan débitos fuera de la normativa.
En otras palabras, la automatización se encarga de que la nómina se pague en el plazo correspondiente y que se calculen los bonos o las retenciones que se deben hacer a los empleados.
Seguridad de cumplir con las regulaciones establecidas
La automatización de nómina te da la seguridad de que tu empresa no va a cometer fallos en cuanto a las regulaciones de impuesto o retenciones fiscales, ya que eso es un tema bastante delicado.
Esto te dará mucha tranquilidad al saber que no estás incumpliendo las leyes y que tus empleados están recibiendo lo justo por su trabajo.
Los datos estarán blindados
La gran mayoría de los programas de automatización de nóminas incluye cifrado de datos para evitar que alguien ajeno a la empresa tenga acceso a la información confidencial.
Otros programas vienen con el uso de seudónimos para que solo el personal encargado de su funcionamiento sepa de quién es cada dato específico, entre otras funciones dedicadas a la ciberseguridad.
Como ves, son sistemas con una seguridad robusta para que la información vulnerable se mantenga siempre a resguardo.
Conclusiones
Si a los empleados no les pagas a tiempo, lo más seguro es que no estén contentos y duren poco en la organización.
Cuando pongas en marcha la automatización de nómina en tu empresa verás que la diferencia en cuanto al ahorro de tiempo y dinero para el pago de los trabajadores será como la del día con la noche.
Espero haberte ayuda con esta información y no dudes en dejarnos tus inquietudes y comentarios que con gusto te leeremos.
